Czy trzeba zmieniać program do faktur przez KSeF?

Sześć pytań do obecnego dostawcy

1. Czy mój konkretny plan i wydanie obsługują produkcyjny KSeF 2.0?
2. Czy obejmują wysyłkę sprzedaży i pobieranie zakupów w potrzebnej liczbie?
3. Gdzie sprawdzę status, numer KSeF, UPO oraz powód odrzucenia?
4. Jak księgowy uzyska własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami?
5. Jak obsługiwane są korekty, ponowienia oraz offline24, jeśli jest mi potrzebny?
6. Jak wyeksportuję dokumenty i dane po zakończeniu umowy?

Zapisz odpowiedzi razem z nazwą planu, wersją i datą. Ogólna informacja „obsługujemy KSeF” nie rozstrzyga limitu pobrań, wymaganych aktualizacji ani dopłat za konkretny moduł. Przy niejasnej odpowiedzi poproś o wskazanie miejsca w dokumentacji lub cenniku.

Zostać, zmienić plan czy przenieść dane?

Zostań przy programie

Potrzebne czynności działają, możesz odczytać statusy, a eksport i współpraca z biurem odpowiadają Twojej pracy. Następny krok to konfiguracja i uporządkowanie procedury.

Porównaj wyższy plan albo dodatek

Brakuje jednej funkcji, np. dodatkowego użytkownika lub magazynu. Policz dopłatę i sprawdź, czy usuwa cały problem. Wymiana samego panelu nie pomoże, jeśli koszt wynika z integratora.

Rozważ migrację

Brakuje istotnego procesu, eksportu lub obsługi potrzebnego wydania KSeF, a dostawca nie podaje rozwiązania. Przygotuj listę braków jako wymagania dla następnego programu.

Dla lokalnego fakturowania porównaj RAFSOFT Faktura VAT z obecnym zakresem, pamiętając o wersji i odnowieniu. Przy przejściu na inny model pracy skorzystaj z porównania online i Windows.

Co przenieść do nowego programu?

Zrób spis danych: kontrahenci, produkty, stawki, numery dokumentów, niezapłacone należności, potrzebne archiwum i powiązania korekt. Oddziel dokumenty od ustawień integracji i dostępu. Eksport PDF może pomóc w odczycie faktur, ale nie musi wystarczyć do importu wszystkich pól do nowego systemu.

• Próba importu: wybierz mały zestaw obejmujący polskie znaki, walutę obcą i korektę. Porównaj liczbę rekordów oraz kluczowe pola.
• Numeracja: ustal granicę między starym a nowym systemem i sposób odnajdywania starszych faktur.
• Korekty: wskaż miejsce obsługi dokumentów z poprzedniego programu.
• Dostęp: nadaj potrzebne uprawnienia w nowym rozwiązaniu i ustal moment cofnięcia zbędnych uprawnień staremu.
• Archiwum: zachowaj eksport i sprawdź możliwość jego odczytu, zanim zamkniesz stare konto.

Nie wysyłaj ponownie faktury już przyjętej do KSeF tylko dlatego, że przenosisz dane. Przed importem wyjaśnij, czy dostawca traktuje historyczne rekordy jako archiwum, czy dokumenty oczekujące na wysłanie.

Plan przełączenia bez dwóch aktywnych automatów

1. Przed zmianą: uzgodnij datę, osobę odpowiedzialną i warunek zakończenia próby. Zrób kopię oraz eksport danych.
2. Na granicy: sprawdź ostatni dokument w starym programie i pierwszy numer w nowym. W sklepie określ, który łącznik obsługuje zamówienia sprzed zmiany.
3. Po przełączeniu: porównaj liczbę dokumentów z zamówieniami lub ewidencją sprzedaży. Przejrzyj kolejki oczekujących i odrzuconych wysyłek.
4. Przy problemie: ustal dalszą pracę przed wznowieniem automatu. Samo cofnięcie importu w aplikacji nie cofa faktur przyjętych do KSeF.

Scenariusz jest listą organizacyjną do dopasowania z dostawcą. Dla sklepu rozszerz go o zwroty, statusy zamówień i ponowienia. Dla biura uzgodnij odbiór kosztów i zakres uprawnień.

Policz koszt zmiany, nie tylko abonament

Przykład budżetu, nie oferta dostawcy: nowy plan oszczędza 10 zł miesięcznie, czyli 120 zł rocznie. Jeśli samo przeniesienie danych i wdrożenie kosztuje 300 zł, pierwszy rok jest o 180 zł droższy przed doliczeniem czasu pracy. Przy niezmienionych stawkach koszt wdrożenia zwróciłby się po 30 miesiącach.

Własny rachunek powinien zawierać nowy abonament, okres nakładania się dwóch usług, wdrożenie, import, szkolenie i łącznik sklepu. Osobno wpisz wydatki jednorazowe oraz powtarzalne. Jeśli którejś kwoty nie znasz, pozostaw ją jako pozycję do wyceny — nie traktuj jej jako zera.

W katalogu programów KSeF znajdziesz ceny wskazanych planów. Kalkulator kosztów pomaga porównać opłatę na start z pełnym okresem rozliczenia.

Co ustalić przed zamknięciem starego konta?

Czy zachowasz dostęp tylko do odczytu? Czy pobrany eksport zawiera potrzebne identyfikatory i załączniki? Gdzie wykonasz korektę starszej faktury? Czy biuro potrafi odczytać dane z nowego programu? Zapisane odpowiedzi ułatwiają zmianę dostawcy także w przyszłości.

Jeśli zmieniasz jednocześnie program i usługę księgową, porównaj zakres przejęcia księgowości w inFakt z drugą wyceną. W takiej zmianie termin przekazania dokumentacji i odpowiedzialność za zamknięcie okresu są równie istotne jak aplikacja.