KSeF w e-commerce: integracje, koszty i obsługa zwrotu

Które zamówienia kierować do KSeF?

Zakładamy polskiego sprzedawcę objętego obowiązkiem wystawiania; odroczenia i limit oceniaj osobno. Zamówienie powinno określać status nabywcy, kraj oraz poprawne dane do faktury.

• Polska firma: faktura co do zasady trafia do KSeF. Brak NIP w formularzu nie wystarcza, by uznać zakup za konsumencki — wyjaśnij niekompletne dane.
• Konsument: faktura nie musi być wystawiona w KSeF; dobrowolne użycie systemu jest możliwe. Paragonu nie wysyła się do KSeF.
• Zagraniczny kontrahent B2B: sam zagraniczny numer nie wyłącza sprzedaży z KSeF. MF wskazuje m.in. WDT i eksport; nabywcy objętemu art. 106gb ust. 4 udostępnij fakturę także w uzgodniony sposób.

Dla IOSS, OSS nieunijnego i procedury SME obowiązują szczególne wyłączenia; nie wrzucaj wszystkich procedur OSS do jednego ustawienia. Podstawę stanowią zakres KSeF oraz wyjaśnienia MF, pytanie 20.

Allegro, WooCommerce i BaseLinker — jakie połączenie?

Źródła: zakres integratora IFIRMA, cena Faktura+, rozszerzenie i model roczny, BillTo Starter. To zakres deklarowany w dokumentacji; nie wynik naszego testu aplikacji.

Alternatywą dla WooCommerce jest bezpośrednia integracja Fakturowni. Instrukcja prowadzi przez Ustawienia Integracje i dodatki E-commerce WooCommerce, adres sklepu i klucze API. Przed aktywacją dopasuj plan fakturowania oraz wymagany magazyn; nie traktuj samej zgodności z WooCommerce jako wyceny całości.

Na etapie zakupu zacznij od wyboru programu do faktur dla sklepu. Dla pojedynczego kanału porównaj trzy konfiguracje Allegro lub bezpośrednie integracje WooCommerce z IFIRMA i Fakturownią.

Przykład kosztu: 200 zamówień miesięcznie

Przy 200 pobieranych zamówieniach IFIRMA przekraczasz limit Start. W opisanym wariancie rocznym Faktura+ 150 zł + rozszerzenie 290 zł = 440 zł netto za rok, czyli średnio 36,67 zł/mies. Do tego dolicz zamówione usługi księgowe i pozostałe narzędzia sklepu. Kwota miesięczna jest przeliczeniem, a opłata dotyczy pełnego roku.

Do limitu IFIRMA wchodzą również pobrane zamówienia nieopłacone i anulowane. Zatem 80 opłaconych i 25 anulowanych daje 105, a nie 80. Aktualizacja już pobranego zamówienia nie zużywa limitu ponownie. Definicję podaje dokumentacja pakietu.

Co ustawić przed automatycznym wystawianiem?

1. Wybierz jeden program wystawiający. Wyłącz drugi mechanizm generowania faktur dla tego samego kanału.
2. Przenieś z zamówienia właściwego nabywcę, kraj, NIP, rabaty, dostawę i stawki VAT. Oddziel adres dostawy od danych do faktury.
3. Ustal zdarzenie uruchamiające dokument i zasady dla zaliczek. Status zamówienia w sklepie nie ustala samodzielnie podatkowego terminu wystawienia.
4. Powiąż identyfikator zamówienia z numerem faktury, statusem wysyłki i numerem KSeF. Błąd powinien trafić na widoczną listę z osobą odpowiedzialną.
5. Skonfiguruj dostęp biura i sposób obsługi dokumentów oczekujących w offline24.

Jak odebrać wdrożenie i przećwiczyć zwrot?

W środowisku demonstracyjnym lub testowym obsługiwanym przez dostawcę wykonaj pięć prób: polskie B2B, B2C, rabat z dostawą, zwrot częściowy oraz przerwane połączenie. Dla każdej zapisz dane wejściowe, dokument, status i oczekiwany wynik. Testowych faktur nie wysyłaj do produkcyjnego KSeF — wchodzą tam do obiegu prawnego.

Przykład zwrotu: sprzedano 3 sztuki po 123 zł brutto, ze stawką 23%, bez dostawy. Klient zwraca jedną: zwrot płatności wynosi 123 zł, a korekta zmniejsza sprzedaż o 100 zł netto i 23 zł VAT. Utwórz korektę do właściwej faktury, powiąż ją ze zwrotem i sprawdź przyjęcie w KSeF. Sam przelew zwrotny nie wykonuje tej operacji.

Faktury przyjętej w KSeF nie usuwa się ani nie edytuje. Przy niepewnym wyniku wysyłki sprawdź poprzednią próbę przed ponowieniem; oczekiwanym wynikiem jest jeden dokument sprzedaży dla danego zdarzenia. Jeśli integrator nie udostępnia testowego połączenia KSeF, zakończ osobno próby mapowania danych i uzgodnij sposób bezpiecznej weryfikacji produkcyjnej.