KSeF 2026–2027: terminy, limit 10 000 zł i sankcje

Kogo dotyczą poszczególne terminy?

1. Luty 2026: od 1 lutego obowiązek emisji objął podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. Rozpoczął się też odbiór faktur w KSeF przez krajowych podatników objętych reformą.
2. Kwiecień 2026: od 1 kwietnia emisja objęła pozostałych podatników, z uwzględnieniem wyłączeń i przepisów przejściowych.
3. Styczeń 2027: od 1 stycznia kończy się odroczenie związane z limitem 10 000 zł. Nadal trzeba uwzględniać ustawowe wyłączenia dla konkretnych transakcji.

Forma JDG lub zwykłe zwolnienie z VAT nie zastępuje sprawdzenia rodzaju faktur. Firma sprzedająca konsumentom może mieć inną sytuację w zakresie emisji niż w zakresie odbioru zakupów.

Jak liczyć limit 10 000 zł?

Zsumuj kwoty brutto właściwych faktur według miesiąca ich wystawienia. Nie utożsamiaj limitu z wpływami na rachunek. Faktury konsumenckie oraz objęte odrębnymi wyłączeniami lub przepisami przejściowymi nie wchodzą do tej sumy.

Praktyczny rejestr może zawierać: numer dokumentu, datę wystawienia, kwotę brutto, przyczynę wliczenia lub wyłączenia i sumę narastającą. Oznacz osobno dokumenty wymagające wyjaśnienia z księgowym. Dzięki temu osoba wystawiająca kolejną fakturę widzi próg przed wysłaniem dokumentu.

Co jeszcze zmienia się w styczniu 2027?

Poza końcem ułatwienia do 10 000 zł wygasa przejściowe rozwiązanie dotyczące faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł traktowanych jako faktury uproszczone. Według MF od 2027 r. paragon z NIP nadal będzie możliwy, ale nie będzie fakturą uproszczoną.

Przed zmianą roku przejrzyj więc także proces sprzedaży przy kasie. Zapisz, w którym miejscu zbierasz dane nabywcy i kto wystawia właściwy dokument. Jeśli oprogramowanie sklepu i kasa działają oddzielnie, sprawdź, czy ten sam zakup nie uruchamia dwóch niezależnych procesów fakturowania.

Jakie kary za KSeF obowiązują od 2027 roku?

MF wskazuje, że kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT dotyczą naruszeń od 1 stycznia 2027 r. Maksymalna wysokość wynosi 100% VAT wykazanego na fakturze, a gdy faktura nie wykazuje podatku — 18,7% całej należności. Są to górne granice, a nie automatyczna kara za każdy błąd.

Naruszenia obejmują m.in. pominięcie obowiązkowego KSeF oraz brak terminowego przekazania faktury wystawionej w odpowiednim trybie offline. Odroczenie kar KSeF w 2026 r. nie jest ogólnym zwolnieniem z rozliczania podatków i pozostałych obowiązków.

W procedurze firmy rozdziel błąd wymagający korekty treści, odrzuconą wysyłkę oraz dokument oczekujący na przekazanie po pracy offline. Dla każdego stanu wskaż osobę odpowiedzialną i następne działanie. Zasady pracy bez internetu opisuje przewodnik offline24.

Lista kontroli przed kolejną fakturą

1. Zakres: ustal rodzaj nabywcy i ewentualne wyłączenie, zanim wybierzesz tryb wystawienia.
2. Limit: jeśli z niego korzystasz, uzupełnij rejestr przed wystawieniem kolejnego dokumentu.
3. Zakupy: wskaż osobę sprawdzającą odbiór i faktury nieznanych dostawców.
4. Wynik wysyłki: sprawdź przyjęcie i numer KSeF; sam zapis dokumentu w programie nie zamyka zadania.
5. Zastępstwo: zapewnij dostęp osobie, która przejmie pracę w razie nieobecności.

Jeśli nie wiesz, które dokumenty wliczyć, przygotuj przykładowe faktury dla księgowego. Nie oceniaj limitu na podstawie samego salda bankowego lub rocznej średniej sprzedaży.

Co przygotować bez kupowania nowego programu?

Najpierw sprawdź dostęp i podział zadań z księgowym. Następnie oceń obecną integrację i potrzebę migracji. Płatny abonament nie jest warunkiem rozpoczęcia: Aplikacja Podatnika MF daje bezpłatny punkt wyjścia do ręcznej obsługi online.

Zaplanuj próbę w odpowiednim środowisku przedprodukcyjnym i zachowaj wyniki dla własnej procedury. Instrukcja pierwszej faktury w KSeF prowadzi przez dostęp, konfigurację i kontrolę przyjęcia.