KSeF offline24: termin wysyłki, klient z NIP i kody QR

Co przygotować, zanim stracisz połączenie?

• Program musi tworzyć elektroniczną fakturę zgodną z FA(3), zachowywać ją lokalnie i umożliwiać późniejsze przekazanie. Sam szkic lub PDF nie zapewnia tego procesu.
• Do kodu QR potwierdzającego wystawcę potrzebujesz ważnego certyfikatu KSeF typu 2. Przygotuj go przed pracą bez łączności. Typ 1 służy do uwierzytelniania — tych zastosowań nie łączy jeden certyfikat.
• Sprawdź dostępność klucza w programie, generowanie wymaganych dokumentów oraz miejsce, w którym zobaczysz kolejkę i błędy wysyłki.
• Wyznacz osobę pilnującą kolejki i zastępstwo. Zapisz instrukcję powrotu do pracy po odzyskaniu łączności.

Certyfikaty uzyskasz przez Aplikację Podatnika lub API KSeF 2.0; opisuje to MF. Bezpłatne aplikacje MF nie wystawiają faktur offline. Ich dostęp do wcześniej przesłanych dokumentów offline nie oznacza możliwości wystawiania bez internetu.

Wybór programu online albo na Windows dotyczy także dostępu, kopii i aktualizacji. Sam system operacyjny nie potwierdza gotowości do offline24.

Który termin obowiązuje?

Komunikat błędu Twojego programu nie jest ogłoszeniem awarii KSeF. MF opisuje osobno niedostępność, tryb awaryjny i awarię całkowitą.

Co wydać klientowi w offline24?

Po nadaniu numeru KSeF możesz wydać wizualizację faktury z jednym QR i numerem KSeF. Dla odbiorcy z art. 106gb ust. 4 zachowaj uzgodniony sposób dostarczenia. W ogłoszonym trybie awaryjnym zasada jest inna: fakturę można przekazać poza KSeF także krajowemu nabywcy z NIP, zgodnie z uzgodnieniem. Tabeli offline24 nie stosuj więc automatycznie do awarii. Zobacz wyjaśnienia MF, pytania 2–4.

Jak rozpoznać potwierdzenie transakcji?

To dobrowolny dokument nazwany „potwierdzenie transakcji”, a nie faktura. Według wzoru MF zawiera dane stron, numer faktury nadany przez sprzedawcę, kwotę ogółem oraz dwa QR lub linki: do sprawdzenia faktury i weryfikacji wystawcy.

Nad kodami umieszcza się odpowiednio „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”. Pod nimi nie wpisuje się OFFLINE ani CERTYFIKAT — te oznaczenia dotyczą innego dokumentu. Korzystaj z funkcji programu zgodnej ze wzorem MF; sama zmiana tytułu zwykłej faktury PDF nie wystarczy. Potwierdzenie nie daje podstawy do odliczenia VAT. Bezpłatne narzędzia MF nie generują takich potwierdzeń.

Przykład: faktura wystawiona w piątek

Wystawiasz fakturę offline24 w piątek 25 września 2026 r. Data wystawienia trafia do pola P_1. Przy zwykłym przebiegu najpóźniejszy termin wysyłki to poniedziałek 28 września; po odzyskaniu połączenia wysyłasz ją niezwłocznie. „Offline24” nie oznacza zawsze 24 godzin zegarowych.

Jeśli po wystawieniu, ale przed wysyłką wystąpi ogłoszona awaria, zastosowanie ma termin 7 dni roboczych od jej zakończenia. Przy awarii całkowitej dokumentu nie dosyła się. Zachowaj informację, który oficjalny komunikat zmienił procedurę. Reguły opisuje MF — offline24.

Co sprawdzić po odzyskaniu łączności?

1. Otwórz kolejkę i sprawdź daty wystawienia oraz bieżący tryb pracy KSeF.
2. Przed ponowieniem po niepewnym wyniku sprawdź status poprzedniej próby. Nie twórz nowej faktury tylko dlatego, że program nie pokazał odpowiedzi.
3. Po wysyłce potwierdź przyjęcie, numer KSeF i UPO. Odrzucony dokument pozostaw na liście spraw wymagających działania; przekaż komunikat błędu osobie odpowiedzialnej.
4. Poinformuj biuro o dokumentach oczekujących i dopisz uzyskane numery do ich ewidencji.

Gdy korygujesz fakturę pierwotną wystawioną offline24, najpierw prześlij ją do KSeF i uzyskaj jej numer. Dopiero potem wystaw korektę z odniesieniem do tego numeru. Przećwicz ten przebieg w środowisku testowym przed pierwszą rzeczywistą przerwą.