BillTo czy Ksefopis: faktury i akceptacja kosztów w firmie

Porównujesz obieg dokumentów czy cały program do faktur?

Firma może wystawiać tylko kilka faktur, ale otrzymywać kilkaset kosztów. Dla obiegu liczą się dokumenty przychodzące, ich opis, osoby zatwierdzające i sposób przekazania do księgowości. Nie zastępuj tej liczby miesięczną sprzedażą.

Jeżeli obecne fakturowanie działa, nie musisz od razu go wymieniać. Osobne narzędzie do kosztów może być odpowiednią konfiguracją, o ile sprawdzisz wymianę danych i unikniesz podwójnej pracy. W podziale zadań z księgowym ustal, kto pobiera dokument, potwierdza jego związek z firmą i reaguje na brak akceptacji.

Gdy problemem jest prowadzenie rozliczeń przez specjalistę, a nie sam obieg dokumentów, przejdź do porównania biura IFIRMA i inFakt. To inny zakres odpowiedzialności i opłat.

BillTo i Ksefopis: kryteria, które zmieniają wybór

Wariant Ksefopis do 200 dokumentów wymaga także potwierdzenia liczby użytkowników. Szczegóły zestawiaj na stronach BillTo i Ksefopis, a nie tylko według największej liczby z cennika.

Przykład: 250 kosztów, trzy osoby i faktury sprzedaży

Załóżmy 250 dokumentów kosztowych miesięcznie, trzy osoby w systemie i potrzebę wystawiania sprzedaży. BillTo Starter mieści opisany zakres liczbowy, jeśli wystarczy jeden poziom akceptacji. Abonament miesięczny daje 39 × 12 = 468 zł netto rocznie. Płatność z góry za rok wynosi 397,80 zł netto; różnica to 70,20 zł, ale zmienia się kwota płacona na początku.

W Ksefopis 250 dokumentów przekracza wariant 200. Pakiet srebrny do 400 kosztuje 399 × 12 = 4788 zł netto za sam roczny abonament. Do pierwszego roku dochodzi obowiązkowy onboarding, którego pełny koszt trzeba potwierdzić. Osobno pozostaje narzędzie do wystawiania sprzedaży.

Ta różnica cen nie dowodzi równoważności procesów. Sprawdź role, etapy, historię decyzji i przekazanie danych do księgowości. W kalkulatorze kosztów obiegu dokumentów oddziel abonament od niepełnej wyceny wdrożenia.

Kiedy bezpłatny obieg może wystarczyć?

Jeśli masz 40 kosztów miesięcznie, do trzech użytkowników i działający program sprzedażowy, bezpłatny Ksefopis jest kandydatem do sprawdzenia. Do limitu obiegu wlicz dokumenty spoza KSeF, a nie tylko automatycznie pobrane faktury. Dostawca opisuje również dodawanie dokumentów ręcznie, jako PDF lub przez adres aplikacji.

Zapytaj, jak zachowasz dokumenty i załączniki po okresie archiwum. Zaplanuj eksport, zanim stanie się pilny. Sam brak abonamentu nie rozstrzyga, czy dwa osobne narzędzia będą wygodniejsze od wspólnego systemu. Pomocne są zasady porównywania bezpłatnych zakresów.

Kiedy nie wybierać tych wariantów?

Nie wybieraj Ksefopis jako zamiennika programu sprzedażowego, jeżeli najważniejszym zadaniem jest wystawianie faktur. Nie wybieraj Starter wyłącznie po cenie 39 zł, jeśli potrzebujesz kilku poziomów akceptacji. BillTo Pro opisuje poziomy bez limitu, ale nadal trzeba sprawdzić role i konkretną ścieżkę dokumentu.

Nie zakładaj też, że dowolna liczba integracji mieści się w jednej opłacie. Starter wymienia Allegro, BaseLinker i API, lecz API ma własny limit, a platformy zewnętrzne mogą kosztować osobno. Dla sklepu przejdź przez przypadki zamówień, zwrotów i korekt. Pozostałe kategorie znajdziesz w zestawieniu programów KSeF.

Jeśli potrzebujesz przede wszystkim wystawiać sprzedaż, przejdź do wyboru programu do faktur dla JDG.

Jak sprawdzić obieg przed decyzją?

Przygotuj na danych testowych fakturę z KSeF i dokument PDF. Przeprowadź opis, przekazanie odpowiedniej osobie, akceptację, odmowę oraz eksport. Sprawdź, co widzi każda rola i gdzie zostaje historia decyzji. To proponowany scenariusz, nie wykonany przez nas test aplikacji. Jeśli zmieniasz narzędzie, skorzystaj także z checklisty migracji.

Dodaj przypadek nieobecności osoby zatwierdzającej: kto przejmuje dokument, jakie ma uprawnienia i czy historia pokazuje tę zmianę? Sprawdź też odmowę wymagającą ponownego opisu. Liczba użytkowników lub poziomów akceptacji nie potwierdza automatycznie zastępstw ani obsługi każdej ścieżki wyjątkowej.

Najczęstsze pytania o BillTo i Ksefopis

Czy 3000 faktur w Ksefopis oznacza sprzedaż?

Nie. Ten limit dotyczy faktur w obiegu kosztowym, także dokumentów spoza KSeF. Nie porównuj go z liczbą wystawianych faktur w programie sprzedażowym.

Czy jeden poziom akceptacji oznacza jednego użytkownika?

Nie. To różne kryteria. Starter obejmuje trzech użytkowników i jeden poziom akceptacji. Liczbę kont, role oraz kolejność zatwierdzania trzeba sprawdzić osobno.

Czy roczny abonament Ksefopis jest pełnym kosztem wdrożenia?

Nie w płatnych pakietach opisanych tutaj. Obowiązkowy onboarding pozostaje poza policzonym abonamentem. Potwierdź jego zakres, łączną cenę i wymagane prace, zanim porównasz pełny koszt pierwszego roku.

Czy odrzucenie kosztu usuwa fakturę z KSeF?

Nie. To decyzja w wewnętrznym obiegu. Nie usuwa dokumentu z KSeF ani nie zastępuje faktury korygującej.